Exact Financials

Correctiefacturen aanmaken

Inleiding

Dit hoofdstuk beschrijft het proces van het aanmaken van correctiefacturen. Het procesdiagram illustreert de stappen in dit proces en de bijbehorende functies in Exact Sales C/S.

Nadat de definitieve facturen zijn afgedrukt, kunnen de facturen niet langer worden opgevraagd of gewijzigd. Als de factuur echter dient te worden gewijzigd, zult u een correctiefactuur moeten aanmaken of invoeren; dit zal ofwel een aanvullende factuur of een creditfactuur zijn. Als de klant de originele factuur niet meer heeft, zult u misschien een kopiefactuur moeten versturen.

Procesdiagram

Kopiefacturen

Nadat de definitieve facturen zijn afgedrukt en verstuurd, vragen klanten soms om kopiefacturen ter vervanging van facturen die kwijt of niet ontvangen zijn. Uw factureringsysteem biedt hiertoe de mogelijkheid. U zou een papieren kopiefactuur uit uw archief kunnen sturen, maar dat is niet altijd een economische keuze. U kunt een onverwerkte factuur altijd opnieuw afdrukken. Als de factuur al verwerkt is, kunt u een kopiefactuur aanmaken.

Als de factuur al verwerkt is, kunt u een kopiefactuur aanmaken op basis van de factuurhistorie. U kunt namelijk een kopie afdrukken uit het historische bestand waarin de definitieve facturen zijn opgeslagen toen ze werden verwerkt met [Processen, Verkoopfacturen, Verwerken facturen]. Maak kopiefacturen aan met [Processen, Printen verkoopfacturen uit historie].

Dit printen gaat op dezelfde wijze als het afdrukken van facturen. Er staan bij de 'Voorkeuren' dezelfde twee aankruisvakjes als bij [Management, Verwijderen verkoopfacturen].

Meest gestelde vragen

• Wanneer kan ik kopiefacturen aanmaken?

  De factuur moet in de factuurhistorie zijn opgenomen. Zodra u een definitieve factuur heeft afgedrukt en u deze hebt verwerkt, waardoor hij in de factuurhistorie is opgenomen, kunt u een kopiefactuur aanmaken.
  

• Het afdrukken van kopiefacturen is niet goed verlopen. Wat moet ik nu doen?
  
  Druk ze opnieuw af. Kopiefacturen kunt u zo vaak afdrukken als u wilt.
  

• Kan ik een kopiefactuur gebruiken om bijvoorbeeld fouten door de verkeerde layout of de verkeerde betalingsconditie te corrigeren?
  
  Nee, een kopiefactuur is een kopie van de originele factuur en kan niet worden gewijzigd.

Creditfacturen

Creditfacturen zijn noodzakelijk als een klant een te hoog of een verkeerd bedrag is gefactureerd. Als een factuur verstuurd is voor een te laag bedrag, dient er een additionele factuur te worden verstuurd. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren in de volgende situaties:

• De factuur kan foutieve aantallen of bedragen bevatten.
• De prijzen op de factuur kunnen onjuist zijn omdat prijsafspraken of prijslijsten zijn weggelaten.
• Een klant kan goederen retourneren waarvoor al een factuur was verstuurd.
• Een klant weigert te betalen voor defecte goederen of incomplete diensten.

Vervolgens moet er een creditfactuur worden verstuurd omdat de originele factuur niet langer van toepassing is.

Na het invoeren of het genereren van een creditfactuur dient u dezelfde controles uit te voeren als voor een normale factuur. Het is essentieel dat de bedragen, prijzen en artikelen op deze factuur correct zijn. Wanneer een creditfactuur wordt verstuurd voor een gemaakte fout of omdat de klant een product weigert, is de afdeling voor debiteurenbeheer er vaak bij betrokken. Deze afdeling (of persoon) dient erop toe te zien dat de factuur correct is, om verdere problemen te voorkomen. Nadat de creditfactuur gecontroleerd is, kan de definitieve factuur worden afgedrukt.

Voer creditfacturen in met [Processen, Verkoopfacturen, Aanmaken creditfacturen]. Het programma zorgt voor de correcte afhandeling. U kunt vervolgens een nieuwe factuur invoeren voor de gecrediteerde factuur, die verstuurd zal worden voor het resterende bedrag. Dit wordt gewoonlijk gedaan als de originele factuur is geretourneerd. Als slechts enkele goederen van de originele factuur geretourneerd zijn en de resterende goederen nog gefactureerd moeten worden, kunt u de relevante factuurregels invoeren in een nieuwe factuur.

Druk de ingevoerde creditfacturen af met [Processen, Verkoopfacturen, Afdrukken facturen].

Het aanmaken van creditfacturen gaat op dezelfde wijze als het selecteren voor het afdrukken van facturen. Er staan bij de 'Voorkeuren' dezelfde twee aankruisvakjes als bij [Management, Verwijderen verkoopfacturen].

• Als u een order hebt ingevoerd en u een definitieve pakbon gaat afdrukken, dient u bij het veld 'Factuurcode' de code van een credit factuur te kiezen. Als u dat gedaan hebt, wordt er automatisch een creditfactuur aangemaakt. Als u handmatig een creditfactuur moet aanmaken, voor bijvoorbeeld geretourneerde goederen, voert u deze in met [Processen, Verkoopfacturen, Invoeren verkoopfacturen].

Additionele facturen

Fouten kunnen soms pas na het verzenden van de factuur worden opgemerkt. De klant kan voor te veel of te weinig gefactureerd zijn doordat fouten in aantallen of bedragen niet zijn opgemerkt bij de controle van de factuur. Een artikel kan zijn weggelaten op de factuur. Als er een factuur verzonden is voor minder dan het correcte bedrag, dient u een additionele factuur aan te maken en te versturen.

Na het invoeren van een additionele factuur dient u dezelfde controles uit te voeren als voor een normale factuur. De betrokken afdeling (of persoon) dient er op toe te zien dat de additionele factuur correct is, om verdere problemen te voorkomen. Nadat de additionele factuur gecontroleerd is, kan de definitieve factuur worden afgedrukt.

De oude factuur kan niet worden gebruikt om een additionele factuur in te voeren, omdat de definitieve factuur afgedrukt is en de factuur daardoor niet langer kan worden opgevraagd of gewijzigd. Voer een additionele factuur met [Processen, Verkoopfacturen, Invoeren verkoopfacturen] in. De afhandeling van deze functie is hetzelfde als voor een normale factuur. Controleer de factuur en druk de definitieve factuur af.

Sales Manual C/S > Inhoud > Correctiefacturen aanmaken

XMOneFourMX